Wer in seinem Job einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, kann diesen unter Umständen auch privat nutzen. Für diese Erlaubnis ist allerdings eine spezielle Vereinbarung mit dem jeweiligen Arbeitgeber vonnöten, der Fahrten außerhalb der Bürozeiten mit dem Firmenfahrzeug grundsätzlich untersagen kann. In aller Regel erlauben die Arbeitgeber jedoch eine Privatnutzung des Dienstwagens, sofern ein Fahrtenbuch gewissenhaft geführt wird.

Private Fahrten mit dem Dienstwagen – das sollte beachtet werden

Häufig gestatten Arbeitgeber ihren Angestellten, den Dienstwagen auch für private Zwecke zu nutzen. Allerdings herrscht hierbei nicht immer eine freie Auswahl hinsichtlich der Modelle und nur teilweise können die Mitarbeiter aus verschiedenen Firmenfahrzeug-Programmen auswählen. Vielmehr werden größtenteils nur bestimmte Fahrzeugtypen und Ausstattungsvarianten angeboten, damit der Verwaltungsaufwand möglichst niedrig ausfällt. Grundsätzlich sollte der Arbeitnehmer seinen Anspruch auf eine private Nutzung schriftlich festhalten und darüber hinaus Fabrikat und Ausstattung definieren. Außerdem sollte er die Regelungen hinsichtlich der laufenden Kosten festhalten, um so jegliche Unklarheiten von vorne herein aus dem Weg zu räumen. Sind private Fahrten seitens des Arbeitgebers ausdrücklich verboten, kann eine Nichteinhaltung dieser Richtlinien ein Kündigungsgrund sein!

Gesetzliche Regelungen

Seit 2006 haben sich die gesetzlichen Bestimmungen für eine Privatnutzung des Dienstwagens grundlegend geändert. Nun sind private Fahrten und Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung als geldwerter Vorteil stets zu versteuern – diese Regelung gilt auch für Selbständige, welche ihr Firmenfahrzeug privat nutzen. Dabei schlägt der Arbeitgeber entweder 1% des Fahrzeuglistenpreises auf das jeweilige Gehalt auf. Dieser pauschalierte und geldwerte Vorteil muss dann versteuert werden. Eine zweite Variante ist die Führung eines Fahrtenbuches. Hierbei erfolgt die Abrechnung der laufenden Kosten meist über eine spezielle Kreditkarte, auf welcher die Tank- sowie die Wartungs- und Reparaturkosten verwaltet werden. Wird der Wagen größtenteils (zu mehr als 50 Prozent) außerbetrieblich verwendet, so muss das Fahrtenbuch gemeinsam mit den Reisekostenabrechnungen, dem Terminkalender sowie den Veranstaltungsnachweisen dem zuständigen Finanzamt vorgelegt werden. Generell empfiehlt es sich übrigens, ein solches Buch auch dann zu führen, wenn die 1 %-Regelung angewendet wird, um dem Finanzamt schlüssig die Nutzung darlegen zu können.

Wichtig: umfassende Dokumentation bezüglich der Nutzung

Sofern geltende Bestimmungen beachtet werden, ist eine private Nutzung des Dienstfahrzeuges also ausdrücklich erlaubt. Allerdings sollten sämtliche Bestimmungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer genau und umfassend dokumentiert werden, um etwaige Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Zudem empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuchs, um sowohl dem Finanzamt als auch dem Vorgesetzten schlüssig sämtliche Fahrten darlegen zu können.